L’ufficio si sta evolvendo rapidamente: il tema del re-design interessa non solo l’ecosistema digitale, ma anche quello fisico delle aziende, che devono puntare a costruire spazi di lavoro molto diversi rispetto a quelli del passato.
Per inciso su questo: la risposta data dalla retorica “open space per tutti (OPEN-SPACE) alla precedente “uffici loculi” (CUBICLE), non è per nulla efficace.
Il tema è creare spazi con caratteristiche diverse (alcuni per lo scambio ed altri per la concentrazione per esempio) e lasciare che le persone li abitino a seconda di quello che debbono fare di volta in volta.
Come si capisce un programma di smart-working deve quindi agire come un vero e proprio progetto di change management su: cultura, processi, persone e tecnologie (che abbiamo visto essere anche spazi fisici).
I nuovi ambienti di lavoro non sono più l’espressione di un singolo modello bensì la combinazione di varie tipologie di spazio (uffici, aree relax, aree meeting, ecc.), si va a configurare un ufficio integrato dove in base alla tipologia di attività ed alle preferenze personali del soggetto, l’utente possa utilizzare uno specifico layout.
L’avvento dello smart working, unito alle nuove tecnologie che permettono di lavorare ovunque, ha di fatto accelerato una tendenza ormai in atto da decenni ovvero la riduzione degli spazi di lavoro e quindi l’aumento della densità negli spazi lavorativi.
Negli anni ’70 la densità media era intorno ai 50 mq. per persona, fino a 10 anni fa intorno ai 25 mq. ed oggi, si pianificano spazi con densità tra i 10 e 15 mq. per persona con punte di 5mq. nei tanto osannati spazi pre-arredati per le aziende all’interno dei coworking.
Il luogo fisico tende quindi a ridursi drasticamente e la spinta all’efficienza sui costi sta portando a diffondersi come “unico modello” un layout aperto, con postazioni non assegnate ed un rapporto tra postazioni e dipendenti inferiore ad 1.
Questo modello può essere molto efficace per alcune aziende e pessimo per altre: pianificare gli spazi di lavoro di un’azienda in modo efficace implica una conoscenza approfondita dell’organizzazione.
I vecchi sistemi di arredo, nati negli anni 80 in America, per l’esigenza di realizzare i famosi cubicoli attrezzati con schermi e mobili pensili, sono stati sostituiti da scrivanie leggere che facilitano la fruizione degli spazi.
I produttori, dovendosi adeguare alle nuove richieste del mercato, hanno tolto dalla produzione i vecchi sistemi, per inserire i nuovi leggeri, pratici, con dimensioni contenute, che favoriscano la comunicazione, la condivisione, la creatività.
I nuovi spazi di lavoro sono luminosi, leggeri favoriscono la collaborazione e il rapporto interpersonale.
Gli spazi destinati a riunione, meeting o brief mantengono una trasparenza ottica, garantendo un buon isolamento acustico tramite pareti in cristallo
In questa nuova ottica si sono ridefiniti anche valori dello spazio ufficio, che non vedono più la scrivania al primo posto di una ipotetica scala gerarchica, che si invece ridefinita in questo modo:
Con l’avvento del cloud, e con la possibilità di conservare digitalmente i documenti, anche l’archiviazione si è evoluta. I mobili speso metallici destinati all’archiviazione, sono confinati in aree dedicate.
Negli uffici i contenitori devono soddisfare anche esigenze estetiche e di separazione. Infatti vengono utilizzate librerie in melamminico con schiena rifinita per utilizzazione centro stanza.
E’ necessario richiedere sistemi di arredo che rispondano
alle nuove tipologie descritte: non solo scrivanie e sedute, ma anche divani,
arredamenti per le aree break, per le aree silenziose, come cucine e dispense.
La distinzione tra Ufficio, Casa e Contract si sta sgretolando ed i prodotti
devono essere pensati fin dal momento della progettazione per poter essere
utilizzati in vari contesti.
Le soluzioni non sono negli oggetti, ma nel loro uso , nella loro disposizione
e il contesto in cui vengono inseriti è determinante per la loro
valorizzazione.
